【営業でも分かる！】Googleフォームから登録した人に自動返信（Thank you）メールを送る方法（１）

前回は、Googleフォームで登録された内容をスプレッドシートに自動追記させる方法を解説しました。

まだご覧になられてない方は、まずこちらから御覧ください。

今回は、Googleフォームで登録した人に自動返信（Thank you）メールを送る方法を紹介・解説したいと思います。
営業なら、Googleフォームで登録した人に、まずは、お礼の連絡がしたいですよね。でも、登録されたら、都度都度、自分でメールを返すなど、全てに対処するのはなかなか出来ないです。自動返信（Thank you）メールは、そのお礼と、登録内容確認という意味合いも兼ねて、即座にお送りすることができます。上手く利用して、業務効率化を図っていきましょう。

自動返信メールのメリット：
・登録が完了した事を伝えられる
・すぐにお礼を伝えられる
・お礼の連絡（メール）の漏れが無い
・Googleフォームに登録して頂いた内容を確認してもらえる
などがあると思います。是非、試してみましょう。

今回の目標

入力フォームを入力し、「送信」ボタンをクリック
⇒下記の通り、登録者にお礼メールが届きます。

自動返信（Thank you）メールを設定するには３つの方法があります。

一番簡単な方法：Googleフォームで自動返信（Thank you）メールの設定を行う方法

Googleフォームの「設定」（①）をクリックして全般の中にある「回答」から、設定していく方法です。
※GASを利用して行う事では無いため、ここでは、説明は割愛します。

※一番簡単な方法かと思いますが、回答内容の自動返信のみで、自由な文言を送ることができません。とりあえず、回答が確認のために返せれば良いという方は、使用されても良いかと思います。当たり前ですが、メールの件名や本文をカスタマイズすることなどができず、柔軟な設定ができませんが、興味がある方は調べてみてください。

二番目の方法：「Email Notifications for Forms」を利用した自動返信（Thank you）メールの利用に関して

アドオンの「Email Notifications for Forms」をインストールすることで、自動返信（Thank you）メールを送ることができます。
「Email Notifications for Forms」を使用する
メリット：
・自由な文言でメールを作成できます。
・そのメールにGoogleフォームに登録された内容を追加したりすることができます。
・返信メールと同時に、管理者へ登録されたことをお知らせするメールを送る事ができます。

デメリット：
自動返信するということでは、ほぼ必要な事はできると思いますが、設定する画面は全て英語で記載されていますので、英語が苦手な人は、少々不安かと思います。

※このサイトでは、詳しい解説はいたしませんが、興味がある方は調べてみてください。

三番目の方法：GASを使った自動返信（Thank you）メールの設定方法

一番オススメなのが、GASを使用した自動返信（Thank you）メールです。難しそうに感じるかもしれませんが、結構簡単です。よくプログラムが分かっていない営業の方でも、手順通り進めて頂ければ、コピペで直ぐに設定できると思います。頑張ってみましょう！

ちなみに、GASを使用した自動返信（Thank you）メールの方法は２種類あります。

Ⅰ．Googleフォームからスクリプトエディタを立ち上げて、送信用スクリプトを書いていく方法
Ⅱ．Googleフォームに登録された内容を一旦スプレッドシートに自動追記させて、スプレッドシートからスクリプトエディタを立ち上げる方法

です。
「Ⅰ」の方が単純で簡単ですので、自動返信メール文章を自由に作成されたい方はこちらの方法を試してみてください。
※余談ですが、始め、いくらやっても、動きませんでした。。。
トリガーのフォーム送信時に、入力された値を上手く取得することができていないようで、エラーとなってしまいました。私の知識不足なのか、そもそも、そうできないのか、散々WEBで調べても分からず、一度諦めかけていたのですが、過去、自分で作成したスクリプトを見返していたら、できる方法がありました！灯台下暗し。。。

「Ⅱ」ですが、いろいろな展開が行えます。
例えば、スプレッドシートに登録された会社名やメールアドレス宛に一斉にメールを送れるような仕組みと連携させたり、登録されたデータを利用して計算させて、その値をどこかに送ったり。。。
いろいろ可能になります。

それでは、「Googleフォームからスクリプトエディタを立ち上げて、送信用スクリプトを書いていく方法」から行ってみましょう。

Ⅰ．Googleフォームからスクリプトエディタを立ち上げて、送信用スクリプトを書いていく方法

１．三点ボタン（②）をクリックし、「＜＞スクリプトエディタ」（③）をクリックすると、スクリプトエディタが立ち上がります。

２．スクリプトエディタに下記を入力してください。
　　※日本語部分を自由に書き直してしまってOKです。
　　※ちなみに、「\n」は改行の意味です。

function testsendEmail(e){

  const itemResponses = e.response.getItemResponses();

  const name = itemResponses[0].getResponse();
  const email = itemResponses[1].getResponse();
  const inquiry = itemResponses[2].getResponse();

  const to = email;
  const subject = 'お問合せ頂きありがとうございました。';
  const body = name + "様\n"
           + "\n"
           +  "この度はお問合せ頂きありがとうございました。：" 
           + "\n"
           +  "ご登録頂いたメールアドレスは：" + email
           + "\n"
           + "お問合せ内容: " + inquiry 
           + "\n"
           + "です。"; 
  
  GmailApp.sendEmail(to, subject, body);
}

３．上記を入力したら、「Ctrl」＋「S」を同時押しし保存させます。
４．次に、このスクリプトが稼働するタイミングを設定する必要がありますので、トリガー（④）をクリック

５．次に「＋トリガーを追加」（⑤）をクリック

６．「無題のプロジェクトのトリガーを追加」の「イベントのソースを選択」（⑥）から「フォームから」を選び、「イベントの種類を選択」（⑦）から「フォーム送信時」を選び、「保存」（⑧）をクリック
※アカウントの認証画面も表示されますが、これはスクリプト側でメール送信やスプレッドシートへの追記といった許可を求めています。すべて許可しましょう。

これで、設定完了です。

７．自動返信機能のテスト
スクリプトエディタを閉じて、Googleフォームに自分のメールアドレスを入力して、実際にメールが届く事を確認しましょう！

邑稀

最後に、、、お客様に自動的にお礼メールが届くのも大切ですが、実際に登録された際に、運営者に登録されたお知らせが通知されることも必要です。運営者に「メール通知」が受け取れる設定をしておきましょう。
・回答タブから三点ボタンをクリック
・「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェック
　⇒登録者がフォームを送信するたびに自動で通知（メール）が届くようにできます。

Ⅱ．Googleフォームに登録された内容を一旦スプレッドシートに自動追記させて、スプレッドシートからスクリプトエディタを立ち上げる方法

上記は、少し長くなりそうなので、次のページで解説します。

まとめ

今回は、Googleフォームから登録した人に自動返信（Thank you）メールを送る方法を３種類ご紹介しました。

どれを利用するかは、「自動返信でどこまでしたいか。。。」で、選んで頂ければ良いかと思います。
次回は、「Googleフォームに登録された内容を一旦スプレッドシートに自動追記させて、スプレッドシートからスクリプトエディタを立ち上げる方法」を解説します。
この方法が一番、自由度が利きます。手順通り進めれば大丈夫ですので、頑張りましょう。